Cronograma de Manutenção: Como fazer + Planilha grátis

Como você organiza o seu cronograma de manutenção preventiva? No ambiente industrial, a organização é a diferença entre ser capaz de arcar com as demandas ou de sofrer com atrasos devido à baixas no chão de fábrica.

Nesse sentido, uma solução útil é contar com um cronograma de manutenção preventiva no Excel — uma planilha que simplifique a gestão de atividade, centralize ativos e subativos e aponte quais os responsáveis de cada tarefa.

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Por que uma planilha? Esqueça aquele papel impresso, esquecido em algum canto do almoxarifado. O segredo está na organização e cuidado diário para manter seu plano de manutenção sempre atualizado.

Inicialmente, uma planilha do Excel pode parecer uma solução prática.

Mas veja só: ela é só o começo de uma jornada em direção à uma gestão eficiente, conectada e modernizada das rotinas de manutenção.

Interessou? Nesse artigo, explicamos como montar sua planilha de manutenção, como criar um cronograma de acompanhamento e ainda oferecemos dois bônus: uma planilha para poupar seu trabalho e uma indicação que pode revolucionar seus processos de manutenção.

E aí, que tal conferir mais? É só continuar a leitura:

Estrutura Básica de um Cronograma de Manutenção Preventiva

Antes de mais nada, lembre-se: um cronograma de manutenção preventiva é muito mais que um mero documento burocrático. É uma ferramenta vital que ajuda na manutenção eficiente do seu chão de fábrica.

Vamos conferir os elementos-chave que formam sua espinha dorsal:

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Mapeamento de Serviços e Manutenções

Primeiro, você precisa mapear todas as máquinas e equipamentos.

Responda:

• Qual precisa de que tipo de manutenção? Qual é a frequência?

Cada item deve ser identificado, catalogado e mapeado, garantindo que nada escape do radar.

Periodicidade das Manutenções

Depois, defina a periodicidade.

Alguns equipamentos podem precisar de checagens semanais, outros, mensais ou anuais.

A periodicidade deve refletir as necessidades reais do equipamento, baseadas em fatores como uso e desgaste.

Descrição Detalhada das Atividades

Detalhes são essenciais.

Cada atividade de manutenção deve ser descrita minuciosamente.

É algo que ajuda a equipe a entender exatamente o que precisa ser feito, evitando confusões e garantindo que as manutenções sejam realizadas corretamente.

Assinaturas e Responsáveis Técnicos

Por fim, não se esqueça das assinaturas e da identificação dos responsáveis técnicos.

Não apenas assegura a responsabilidade, mas também garante conformidade e rastreabilidade.

É um jeito de dizer: “Cada um sabe e faz a sua parte.”

Como Criar um Cronograma de Manutenção Eficaz

Quando se trata de manutenção preventiva, a preparação é a chave para o sucesso. Até aqui, sem novidades, certo?

Seu primeiro passo é compreender o chão de fábrica como um ecossistema distinto: cada máquina e equipamento demanda um tipo de atenção diferente.

A boa notícia? Você já tem um ponto de partida. Afinal, muitos equipamentos já vêm com recomendações de revisão ou troca de componentes em seus manuais de uso.

Mas, como exatamente você cria um cronograma que mantenha suas máquinas funcionando sem problemas? Explicamos:

Mapeando Todos os Equipamentos

Você já tem um inventário com todos os seus equipamentos mapeados?

Certa vez, Peter Drucker, considerado o pai da administração, disse que “você não pode gerenciar o que não pode medir”. Não poderíamos concordar mais com ele.

Este é um passo fundamental, que muitas vezes é subestimado.

O ideal é que isso abrace todos os setores da empresa e vá além do maquinário, mas vamos focar na parte mais operacional. Olhe para seu chão de fábrica e trate de anotar tudo, criando um verdadeiro mapa de equipamentos.

Definindo Prioridades de Manutenção

Identifique os ativos críticos, aqueles que, se falharem, podem parar tudo.

Esses devem ser sua prioridade máxima. Não se trata apenas de valor monetário, mas de impacto na operação.

Lembre-se, na manutenção, nem tudo é igual. A definição de prioridades é uma arte que equilibra custo, risco e performance.

Estabelecendo a Periodicidade

Finalmente, vamos falar sobre a periodicidade.

Você sabe, cada equipamento tem suas peculiaridades e necessidade de atenção.

Em uma empresa de metalmecânica, por exemplo, tornos e fresadoras são máquinas robustas — mas que exigem certo tipo de cuidado mínimo diário, antes, durante e pós o uso, isso sem considerar as ações de manutenção mais profundas.

Uma dica? Baseie-se nas recomendações do fabricante, mas também considere a intensidade de uso e o histórico de manutenção.

É um jogo de ajustes finos, onde você equilibra a necessidade de manutenção com a disponibilidade do equipamento.

Ah, e sempre leve em conta os períodos de maior e menor demanda nesse cálculo.

Adicionando Horários ao Cronograma

Timing é tudo.

Ao construir seu cronograma, um aspecto fundamental é incluir os horários específicos para análises e verificações de cada item.

Claro, os melhores períodos são aqueles fora do expediente ou em momentos de baixa demanda, como citamos logo antes.

Assim, você minimiza interrupções e mantém tudo rodando suavemente.

Designação dos Profissionais Responsáveis

Cada peça do quebra-cabeça da manutenção tem seu especialista, certo?

A designação dos profissionais responsáveis por cada tarefa é um passo crucial. Assim, em caso de qualquer contratempo, você sabe exatamente a quem recorrer.

Incluindo Dados Importantes no Cronograma

Por último, mas não menos importante: o registro de dados cruciais.

Esse passo é sobre documentar tudo — desde a data e o horário da manutenção até o responsável por ela, peças utilizadas, custos envolvidos, e qualquer problema identificado.

É como manter um diário detalhado de cada equipamento.

Por exemplo: identificar um desgaste atípico em uma ferramenta de corte muito utilizada (e cara) pode não ser somente um alerta para troca, mas da necessidade de um treinamento adicional para os colaboradores.

Acompanhamento e Controle do Cronograma de Manutenção

Até aqui, já traçamos um roteiro para criar um cronograma de manutenção preventiva eficaz. Ou seja, há o bastante para tirar a ideia do papel, certo?

O elemento que falta: acompanhamento e controle.

Você já percebeu que, por mais perfeito que seja o plano, sem alguém no comando, ele é apenas um conjunto de boas intenções, certo?

Então, vamos mergulhar nos detalhes de como garantir que esse cronograma não só exista no papel, mas também seja uma ferramenta eficiente na prática:

Monitoramento das Datas de Execução dos Serviços

O monitoramento das datas de execução é um dos principais indicadores da eficácia do seu plano.

É fundamental registrar não apenas quando uma tarefa é concluída, mas também observar a frequência e o tempo de resposta das manutenções.

Pergunte-se: as manutenções estão sendo realizadas no tempo previsto? Existe alguma tendência de atrasos?

Lembre-se, dados precisos aqui são mais que números — são o reflexo do desempenho da sua equipe e da saúde dos seus equipamentos.

Utilização de Ordens de Serviço e Checklists

O monitoramento das datas de execução é um dos principais indicadores da eficácia do seu plano.

É fundamental registrar não apenas quando uma tarefa é concluída, mas também observar a frequência e o tempo de resposta das manutenções.

Pergunte-se: as manutenções estão sendo realizadas no tempo previsto? Existe alguma tendência de atrasos?

Lembre-se, dados precisos aqui são mais que números — são o reflexo do desempenho da sua equipe e da saúde dos seus equipamentos.

Análise de Dados e Informações Relevantes

E por fim, a análise de dados e informações relevantes.

Este é o momento de reflexão e aprendizado. Cada manutenção realizada, cada problema solucionado é uma oportunidade de crescimento.

Por isso, é crucial coletar e analisar dados como tempo de execução, frequência de falhas mecânicas ou não e custos envolvidos.

Esses insights permitem não apenas aprimorar o cronograma existente, mas também antever problemas futuros e melhorar continuamente os processos de manutenção.

Benefícios do Cronograma de Manutenção Preventiva

Até aqui, cobrimos toda parte prática por trás de um cronograma de manutenção preventiva de equipamentos. Agora, o principal: quais os benefícios? Separamos os principais, veja só:

Organização e Controle das Atividades de Manutenção

Com um cronograma bem estruturado, a organização das atividades de manutenção sai do papel e se torna realidade.

Você consegue visualizar, de forma clara, quem faz o quê e quando.

É algo que não só otimiza a durabilidade das máquinas como também garante maior confiabilidade nos processos.

Economia de Tempo e Recursos

Sabia que, dentre as 5 principais causas por trás de tempos de inatividade, três têm relação direta com a manutenção?

E vamos ainda mais longe: com a falta de manutenção preventiva.

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Foi o que uma pesquisa da Plant Engineering mostrou. No top 5, temos em primeiro lugar (34%) equipamentos envelhecidos, falhas mecânicas (20%) e falta de tempo para desempenhar a devida manutenção (9%).

Nesse sentido, a adoção de um cronograma eficaz resulta em uma significativa economia de tempo e recursos.

Como? Simplificando, ao prever e prevenir falhas, reduz-se drasticamente o tempo gasto em manutenções corretivas e reativas não planejadas.

Ou seja, falamos de menos horas de trabalho desperdiçadas e, claro, em economia financeira.

Fidelização de Clientes e Profissionalismo

Essa é uma tecla que sempre batemos: uma boa manutenção preventiva reflete diretamente na qualidade dos serviços ou produtos oferecidos.

É algo que não só melhora a imagem da empresa perante os clientes, garantindo sua fidelização, mas também eleva o nível de profissionalismo da equipe.

Manter tudo funcionando sem interrupções inesperadas é um grande diferencial competitivo, concorda?

Planejamento Assertivo do Cronograma de Manutenção

E o planejamento do seu cronograma de manutenção preventiva? Lembre-se do que falamos antes: é uma etapa que vai além de apenas marcar datas e tarefas em um calendário.

Vamos encarar isso como um desafio técnico, mas também como uma oportunidade para otimizar a operação da sua empresa.

Criando um Plano de Manutenção Preventiva Personalizado

A criação de um plano de manutenção preventiva personalizado passa pelo processo de entender cada peça do seu maquinário, suas necessidades específicas e seus ciclos de vida.

No fim das contas, um plano personalizado não só aumenta a eficiência, mas também previne aquelas surpresas indesejadas que podem parar a produção.

Gerenciamento Eficaz dos Ativos da Empresa

Essa etapa vai muito além de consertar algo que quebrou.

É sobre ter um controle total dos seus ativos, desde o momento em que eles entram na linha de produção até o dia em que se aposentam.

Criação de um Calendário de Visitas Técnicas

Aqui, falamos do mapa do tesouro.

Esse calendário guia você e sua equipe através do labirinto de manutenções e verificações necessárias.

Mas, e se dissermos que esse documento também pode ser flexível?

Ajuste-o de acordo com as necessidades emergentes, sem perder o foco nos objetivos de longo prazo.

Estabelecimento de Processos Efetivos

Não é só uma questão de “fazer as coisas”, mas de “fazer as coisas direito”.

Cada passo, cada ação, cada pequeno procedimento conta.

O objetivo é criar um fluxo de trabalho suave, que maximize a eficiência e minimize os erros.

Análise e Avaliação Constante do Planejamento

Aqui, falamos de um processo que serve como um espelho retrovisor — permite olhar para trás enquanto avança.

Ao revisar regularmente o planejamento, você pode identificar áreas de melhoria, ajustar estratégias e se adaptar às mudanças. É um ciclo contínuo de aprendizado e aperfeiçoamento.

Automatização do Controle do Cronograma de Manutenção

Muito trabalho até aqui, certo? E se contarmos que é possível facilitar e otimizar todo esse trabalho?

Implementação de Sistemas de Gestão de Equipes Externas

Imagine ter um assistente virtual que não só acompanha, mas também gerencia e otimiza as suas operações de manutenção.

A implementação de sistemas de gestão de equipes externas é exatamente isso.

Falamos de tecnologia que permite monitorar, organizar e direcionar as equipes de manutenção de forma eficiente e quase autônoma. 

Mas como isso realmente funciona na prática?

Bom, esses sistemas vêm com a capacidade de rastrear a localização das equipes, gerenciar os tempos de tarefa, e o melhor de tudo, fornecer informações em tempo real.

Significa que você, no papel de gestor, pode ajustar os planos, responder a situações imprevistas e, basicamente, se encarregar de todo fluxo de manutenção on-the-go.

Assim como em outros campos dos negócios, a automatização não apenas alivia o fardo operacional, mas eleva o nível de precisão e eficiência.

Cronograma de manutenção preventiva Excel

E agora só falta o mais importante: seu cronograma de manutenção preventiva Excel.

Elaborar uma planilha pode ser uma sinuca de bico: você pode criar uma mais simples, sem integração e que sirva como um modelo visual da coisa toda; ou um modelo mais completo, integrado, que amplifique a gestão dos processos.

O problema é fazer a planilha, certo? Mas e se te contarmos que não?

A TRACTIAN preparou um modelo de calendário de plano de manutenção em Excel para você. Basta acessar e baixar, tudo isso gratuitamente.

É um primeiro passo importante para começar a modernizar seu chão de fábrica e levar sua filosofia de manutenção para outro patamar. E aí, que tal baixar agora?

Conclusão

Uma coisa ficou clara: um cronograma de manutenção bem elaborado não é apenas uma tabela de tarefas, mas um  mapa para alcançar eficiência operacional e redução de custos.

Com ele, sua organização atinge um novo patamar, garantindo que as máquinas e equipamentos estejam sempre prontos para a ação — por isso, a solução em planilha da TRACTIAN é um ótimo ponto de partida.

Mas… E se dissermos que você pode ir além?

Com o software de gestão de manutenção da TRACTIAN você automatiza toda a sua rotina de manutenção, seja baseada em calendário ou na condição dos ativos.

Pense nessa realidade: ser capaz de evitar erros e paradas inesperadas com apenas alguns cliques no software.

Agora é a hora de dar um salto para o futuro da manutenção.

Nossos especialistas estão a postos para auxiliar você na transição para o TracOS™.

E aí, pronto para embarcar nessa viagem rumo à inovação e eficiência? Conte conosco! E se quiser continuar na sua jornada de aprendizagem, recomendamos ler nosso próximo artigo: A manutenção na indústria 4.0: o papel do software de gestão

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